A comunicação interna é assunto sempre debatido pelo RH das empresas, departamento que costuma ter um discurso bastante sério a respeito da transparência das informações com um dos principais públicos: o funcionário. No entanto, do discurso à prática vai uma longa distância, nem sempre percorrida por completo. Entre os desafios, está a manutenção de uma pessoa ou fornecedor voltado para essa tarefa, o que invariavelmente desponta na planilha como custo. Raramente como investimento.
Falar com o público interno e, por conseqüência, com sua família, deveria ser prioridade da área de comunicação das empresas. Antes de ir para a imprensa anunciar uma novidade, um novo gestor ou algo que interfira no cotidiano da corporação, é preciso comunicar a equipe. Saber da informação pela imprensa é lastimável - e infelizmente - frequente. Ainda esta semana, aconteceu algo assim com um dos nossos clientes. Aliás, nem nós, da assessoria, havíamos sido informados também.
Há várias maneiras de fazer uma comunicação interna eficiente. Tempos atrás, o jornal mural era uma das mais poderosas ferramentas, atingindo indistintamente do chão de fábrica à direção. Publicações internas implicam em custo de gráfica, o que faz muitas empresas desistirem desse mecanismo. Já a intranet tem tudo para ser a grande aliada, mas poucas companhias a utilizam de maneira correta.
Para evitar perda do investimento, e na tentativa de ajudar quem está interessado no assunto, pedimos dez dicas para um especialista. Sem ser por acaso, um cliente da minha agência. Riccardo Pizzamiglio, diretor presidente da agência digital Tesla, faz as seguintes recomendações:
1. Planeje com antecedência - defina objetivos e preveja principais necessidades do público-alvo. Sem um bom planejamento, as chances de fracasso da intranet aumentam muito.
2. Ofereça serviços relevantes - usuários acessarão mais a intranet se encontrarem ali informações realmente úteis.
3. Usabilidade - facilite a vida do usuário oferecendo caminho fácil e rápido para encontrar os serviços e tarefas a serem realizadas.
4. Atualização do conteúdo - informações são perecíveis e precisam ser constantemente atualizadas. No planejamento já preveja quem será o responsável por essa tarefa.
5. Personalize ferramentas e conteúdos - as mensagens e serviços podem ser customizados a partir do momento em que a pessoa faz login. Dá para saber a unidade em que atua e função, por exemplo. Com base nessas informações é possível fornecer conteúdos direcionados.
6. Treinamento - todo mundo precisa ser treinado, inclusive os novos funcionários que chegarem depois da implantação da intranet. Cobre da equipe o uso correto da nova ferramenta.
7. Apoio da diretoria - com a adesão do corpo diretivo a curva de ação será mais rápida. Os altos executivos não devem aceitar criação de caminhos paralelos para execução de atividades que poderiam ser feitas com a intranet.
8. Ferramenta de busca - com o passar do tempo o volume de informações ficará imenso, então é bom contar com essa ferramenta desde o começo.
9. Permita a colaboração - wikis, fóruns de discussão, recursos para que as pessoas marquem eventos e toquem informações são atrativo adicional.
10. Avalie a utilização e evolua - por meio de estatísticas de acesso à intranet é possível identificar o que é efetivamente utilizado ou não. Essas informações servem como ponto de partida para prever melhorias e novas funcionalidades.
